¿Qué es una proforma factura ?
Como su nombre indica, una factura pro forma es una factura hecha "por la forma", este documento se entrega sólo para informar, no tiene valor contable ni legal. A nivel nacional, las facturas pro forma no son obligatorias y, por lo tanto, se utilizan poco, pero sí en el comercio internacional. Al igual que una factura estándar, menciona el precio, el contenido del pedido, el plazo y el modo de entrega y las condiciones generales de venta.
¿A qué sirve una factura proforma?
Gracias a la factura pro forma, se evitan los malentendidos: tanto el cliente como el proveedor tienen visibilidad sobre los bienes o servicios y las condiciones comerciales del acuerdo. Al cumplir las mismas condiciones que un presupuesto, cuando se ejecuta el contrato y se emite una orden de compra, se puede realizar la entrega de los bienes, que irá acompañada de la factura definitiva.
Las ventajas de este documento son muchas, entre ellas:
- En caso de desacuerdo, promueve una mayor flexibilidad legal entre el cliente y su proveedor.
- Facilita las relaciones BtoB permitiendo garantizar el buen cobro de la factura y la estimulación de las ventas.
- Es útil para las solicitudes de préstamos y es una verdadera herramienta comercial para obtener un contrato de seguro de un banco.
- Este documento también ofrece una autorización de compra o venta a las autoridades aduaneras.
La diferencia entre un presupuesto y una factura proforma
La factura proforma está muy cerca de la factura final, el comprador puede utilizarla como factura provisional (sin embargo, este documento no puede incluirse en la contabilidad de la empresa). Esta factura provisional permite a ambas partes tener un acuerdo sobre el servicio realizado, cuando ambas partes están de acuerdo con los términos, a partir de este documento es posible por tanto hacer una factura clásica. Atención, la mención "pro forma" debe ser explícita en el documento para no ser incluida en la contabilidad.
Esta factura, a diferencia del presupuesto, es más oficial en cuanto a la negociación, los elementos diferenciadores son :
- la mención del carácter "pro forma" en el documento
- no incluye un número de factura
- el documento puede ser reemitido en función de las negociaciones
- no tiene valor contable
- etc.
La factura proforma para la aduana
Se utiliza en caso de importación o exportación y cuando hay solicitudes relacionadas con el comercio internacional.
Por lo tanto, será necesaria una factura proforma:
- Cuando se vayan a enviar mercancías sin requerimiento de pago.
- Para el despacho de aduanas en el comercio internacional o en los acuerdos.
En efecto, la factura proforma es necesaria cuando las mercancías van a ser enviadas al extranjero, para cualquier envío no comercial y para los productos no destinados a la venta. Esta factura permite conocer con precisión las condiciones de la compra de un producto y disponer de una autorización de la aduana para la compra o la venta del mismo (importación/exportación).
Para las mercancías u objetos no destinados a la venta (por ejemplo, regalos, mercancías devueltas, objetos personales, muestras), debe adjuntarse a la entrega una factura proforma en 3 ejemplares.
¿Cómo hacer una factura proforma?
La factura debe mencionar la siguiente información:
- la mención "proforma".
- la identificación del proveedor
- el nombre del cliente potencial o del cliente
- la fecha de emisión del documento
- los detalles de los bienes o servicios
- las cantidades
- el precio unitario sin impuestos
- el IVA
- las condiciones de pago
- los plazos de entrega
- las posibles deducciones
- la validez de la oferta
- las condiciones especiales
- La moneda utilizada para la transacción
- Incoterm (condiciones de entrega: modo, pago, recogida, seguro, etc.)
Modelo de factura Proforma :
¿Cómo obtener una factura proforma?
Existen muchos programas informáticos para generar facturas proforma de forma gratuita, o también puede encontrar muchos ejemplos como los anteriores, sin embargo en Upela.com, nuestros clientes se benefician de este servicio de forma gratuita. Cuando haces un pedido, la factura proforma se genera automáticamente a partir de la información que has llenado durante la transacción. Sólo tienes que descargarla, imprimirla en tres ejemplares y adjuntar estos documentos a tu envío.
¡Que tenga un buen envío!
