Vous êtes galeriste, artiste peintre, ou sculpteur indépendant et souhaitez envoyer des objets d’arts ?
Upela vous explique comment expédier vos toiles, sculptures ou objets design dans les meilleures conditions possibles.
Comment expédier une œuvre d’art ?
Expédier une œuvre d’art : les formalités
Avant toute chose, pour expédier votre œuvre d’art, que ce soit un tableau, une sculpture ou autre, il vous faudra effectuer quelques formalités administratives. La première étape est au minimum la création d’une facture commerciale complète et détaillée pour votre expédition.
Vous pouvez faire face à plusieurs cas de figure lorsque vous expédiez une œuvre d’art, voici les deux possibilités les plus courantes lors de vos expéditions :
- Vous expédiez une œuvre dans le cadre d’une exposition
- Vous expédiez une œuvre dans le cadre d’une vente
Envoyer une œuvre destinée à une exposition dans une galerie
Si vous expédiez une œuvre destinée à être exposée, et non dans le cadre d’une vente, alors vous n’aurez pas de facture commerciale. Cependant, il vous faudra tout de même effectuer une déclaration auprès des services douaniers, dans ce cas de figure une facture proforma sera suffisante.
Lors de l’édition de votre facture proforma pensez à la détailler au maximum et à y mentionner la valeur que représente votre œuvre d’art sur le marché, ainsi les services douaniers pourront calculer plus simplement les droits de douane, voici une liste non-exhaustive des éléments à faire figurer sur votre facture pro forma :
- la mention “proforma”
- l’identification du fournisseur
- le nom du prospect ou client (dans ce cas de figure, il faudra mentionner le nom de la galerie d’art)
- la date d’émission du document
- le détail des marchandises ou prestations
- les quantités
- les tarifs hors taxes
- la TVA
- les délais de livraison
- les déductions éventuelles
- la validité de l’offre
- les conditions particulières
- nom de l’auteur et date de la création
- l’incoterm (conditions de livraison : mode, paiement, enlèvement, assurance etc...)
- nature de l’emballage : dans le cadre ou votre œuvre est emballée dans un caisson en bois, il vous faudra déclarer la nature de ce bois
Envoyer une œuvre destinée à la vente
Si vous expédiez une œuvre d’art destinée à la vente, alors il faudra joindre une facture commerciale à votre envoi. Les mentions obligatoires de la facture commerciales sont les suivantes :
- Noms et adresses du vendeur et de l’acheteur
- Date d’émission de la facture commerciale
- Numéro de facture
- Liste et description des marchandises
- Quantité des marchandises
- Valeur unitaire des marchandises exportées
- Valeur totale des marchandises exportées
- Devise et conditions du paiement
- Moyen de transport et conditions de livraison conformément à l’Incoterm applicable
Que ce soit une expédition d'œuvre d’art destinée à la vente ou à une exposition, nous vous invitons fortement à consulter les réglementations douanières du pays de destination. Veillez également à indiquer les matériaux utilisés sur votre œuvre d’art, car ils peuvent faire l’objet de restrictions ou même d’interdiction sur certains territoires et peuvent être retournés à l’expéditeur.
Quelques exemples :
- Vous avez utilisé du bois : certains bois ne sont pas autorisés (même pour les emballages)
- Vous avez utilisé du sang humain sur une toile
- Il y a des balles issues d’armes à feu sur votre œuvre
- Il s’agit d’un animal naturalisé / empaillé
Il s’agit de cas de figure bien spécifiques, mais veillez à déclarer la nature des matériaux exploités, surtout si ceux-ci sont bien spécifiques.
Expédier une œuvre d’art : emballage
Avant toute chose, l’emballage est sous la responsabilité de l’expéditeur, il faut donc s’assurer que le colis a été bien emballé et protégé pour l'expédition.
Emballer une sculpture
- Nous vous recommandons fortement l’usage de caisson en bois, très rigides avec une épaisseur de 5cm à 10cm.
- Stabiliser l’œuvre à l’intérieur du caisson, attention, privilégiez les matériaux de calage pouvant absorber les chocs, nous déconseillons l’usage du papier, car celui-ci risque de s’affaisser durant le transport et la sculpture risque de bouger à l’intérieur de caissons et donc de l'abîmer. Afin de caler votre sculpture de façon efficace, vous pouvez utiliser les matériaux suivants :
- papier de soie ou papier bullkraft (en emballage primaire)
- écrin en mousse
Emballer une toile
Tout comme les caisses, les toiles peuvent être conditionnées dans des caisses rigides :
- caisses tapissée mousse
- caisse garnitures mousse
- caisse écrin mousse
Vous pouvez également effectuer un tamponnage avec des matières chimiquement neutres :
- tamponnage simple : avec du papier de soie, de cristal, du melinex ou des composés à base du polyester
- tamponnage double : il s’agit d’un emballage un peu plus épais et renforcé avec des matières telles que le bullpack, le bullkraft et le bulkamousse
- tamponnage renforcé : il y a bien évidemment la caisse en bois, l’aluminium et les composés de plastique
Concernant l’envoie de toiles, veuillez vous assurer que celles-ci soient complètement sèches afin de vous assurer qu’elle ne s’abîme pas lors du transport.
Pour le conditionnement d’objet d’art, il existe des professionnels spécialisés dans le conditionnement d'œuvre d'art qui ont un véritable savoir faire sur ces types de besoins et qui seront en capacité de vous faire des caisses ou tamponnage sur-mesure.
Nous vous recommandons également de prendre des photos des étapes de l'emballage pour pouvoir prouver en cas de problème que celui-ci était adapté au risque.
Pour finir, il est impératif de mesurer votre envoi une fois celui-ci emballé, et de déclarer les mesures de votre œuvre une fois emballée afin d’éviter toute refacturation de la part du transporteur.
Envoyer un tableau ou une sculpture : assurance
Pour l’expédition d'œuvre d’art, l’assurance n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. Vous pouvez soit utiliser votre propre assurance, ou si vous souhaitez expédier avec Upela, nous proposons une assurance qui couvre les expéditions d'œuvre d’art à hauteur de 10 000€.
Envoyer un tableau ou une sculpture : quels transporteurs choisir
Chez Upela nous avons un grande expertise dans l'expédition d'œuvres d'art et bénéficions d’une large gamme d’offres pour le transport de tableaux et autres œuvres d’art, vous pouvez donc expédier avec le transporteur de votre choix à part UPS, qui n’accepte pas les caisses en bois pour des raisons de contraintes douanières.
Pour expédier vos pièces de collection nous vous préconisons nos offres avec les transporteurs suivants :
