Facture proforma : qu’est-ce c’est ?
Comme son nom l’indique la facture proforma (ou pro forma) est une facture faite “pour la forme”, ce document n’est délivré qu’à titre informatif, il n’a pas de valeur comptable ou juridique.
Au niveau national, les factures pro forma ne sont pas obligatoires et donc de ce fait très peu utilisées, cependant celles-ci sont utilisées dans le cadre du commerce international. Apparente à une facture standard, elle mentionne le prix, le contenu de la commande, les délais et mode de livraison et les conditions générales de vente.
Pourquoi faire une facture proforma ?
Grâce à la facture pro forma, les malentendus sont évités : le client comme le fournisseur ont la visibilité sur les biens ou services et conditions commerciales de l’accord. Répondant aux mêmes conditions qu’un devis, lorsque le contrat est exécuté et qu’un bon de commande est émis, la livraison de la marchandise peut alors être effectuée et sera accompagnée de la facture définitive.
Les avantages de ce document sont nombreux, entre autres :
- En cas de désaccord, elle favorise plus de flexibilité légale entre le client et son fournisseur.
- Elle facilite les relations BtoB permettant de garantir du bon recouvrement de facture et stimulation de ventes.
- Elle est utile pour les demandes de prêt et constitue un véritable outil commercial afin d’avoir un contrat d’assurance auprès d’une banque.
- Ce document offre également une autorisation d’achat ou de vente auprès des autorités douanières.
La différence entre un devis et une facture proforma
La facture proforma est très proche de la facture commerciale, l’acheteur peut s’en servir comme facture provisoire (cependant, ce document ne peut pas être inclus dans la comptabilité de l’entreprise).
Cette facture provisoire permet aux deux parties prenantes d’avoir un accord sur la prestation effectuée, lorsque les deux parties sont d’accord sur les termes, de ce document il est donc possible d’effectuer une facture classique. Attention, la mention “pro forma” doit être explicite sur le document afin de ne pas être incluse dans la comptabilité.
Cette facture, à la différence du devis, est plus officielle quant à la négociation, les éléments différenciants sont :
- la mention du caractère “pro forma” sur le document
- ne comporte pas de numéro de facturation
- le document peut être réédité en fonction des négociations
- n’a pas de valeur comptable
- etc.
La facture proforma pour les douanes
Elle intervient dans le cas où il y aurait importation ou exportation (transactions internationales) et lorsqu’il y a des demandes liées au commerce international. Ainsi, une facture proforma sera nécessaire :
- Quand des biens doivent être expédiés sans demande de paiement.
- Pour l’autorisation de douane lors des échanges ou accords internationaux.
La facture proforma est effectivement nécessaire lorsque l’on doit expédier une marchandise hors Union Européenne, pour tout envoi non commercial et pour les produits non destinés à la vente. Cette facture permet de connaître précisément les conditions de l’achat d’un produit et d’avoir une autorisation auprès de la douane pour l’achat ou la vente de celui-ci (importation/exportation).
Pour un bien ou un objet non destiné à la vente (Exemple : cadeaux, retour marchandises, objets personnels, échantillons), une facture proforma en 3 exemplaires doit obligatoirement être jointe à la livraison.
La facture doit mentionner obligatoirement les informations suivantes :
- la mention “proforma”
- l’identification du fournisseur
- le nom du prospect ou client
- la date d’émission du document
- le détail des marchandises ou prestations
- les quantités
- les tarifs hors taxes
- la TVA
- les délais de paiement
- les délais de livraison
- les déductions éventuelles
- la validité de l’offre
- les conditions particulières
- La devise utilisée pour la transaction
- L’incoterm (conditions de livraison : mode, paiement, enlèvement, assurance etc...)
Modèle facture proforma
Comment obtenir une facture proforma ?
Il existe de nombreux logiciels permettant de générer des factures proforma gratuitement, ou alors de trouver des exemples comme ci-dessus, néanmoins sur Upela.com, nos clients bénéficient gratuitement de ce service. Lorsque vous effectuez une commande, la facture pro forma se génère automatiquement à partir des informations que vous aurez complétées lors de votre transaction. Il ne vous reste plus qu’à la télécharger, l’imprimer en trois exemplaires et joindre ces documents lors de votre livraison.
